RFP（Request For Proposal，需求建議書）是指從顧客的角度出發(fā)，全面、詳細地向服務(wù)商陳述、表達為了滿足其已識別需求所應(yīng)做的準備工作。也就是說，需求建議書是客戶向服務(wù)商發(fā)出的用來說明如何滿足其已識別需求的建議書，是客戶與服務(wù)商建立正式聯(lián)系的第一份書面文件，又稱招標書。
關(guān)于RFP
RFP一般由客戶起草，主要描述客戶的需求、條件及對項目任務(wù)的具體要求。一份完整的需求建議書主要包括滿足其需求的項目的工作自述、對項目的要求、期望的項目目標、客戶供應(yīng)條款、付款方式、契約形式、項目時間、項目申請書的要求等。
好的需求建議書能讓服務(wù)商準確把握客戶所期待的產(chǎn)品或服務(wù)。當然，并非在所有情況下都需要準備一份正式的需求建議書，當某一企業(yè)的需求由內(nèi)部開發(fā)項目予以滿足時，這一過程似乎變得簡單多了，此時更多需要的是口頭上的交流和信息傳遞，而不是把寶貴的時間耽擱在僅僅起到信息傳遞作用的需求建議書上。例如，某一軟件開發(fā)公司感到公司原來的財務(wù)分析系統(tǒng)已經(jīng)遠遠不能適應(yīng)日益增加的業(yè)務(wù)需要時，便可直接要求軟件開發(fā)小組進行開發(fā)，這時只需口頭把相關(guān)的要求傳達給軟件開發(fā)小組即可。
書寫要求
書寫RFP要認真負責、嚴肅對待，內(nèi)容具體，語言精練，要滿足如下要求：
1、在第一行正中寫“建議書”三個字。
2、寫接受建議對方的名稱。
3、正文：
（1）建議的原因或出發(fā)點，便于對方考慮。
（2）建議的具體事項。
4、表達建議者的愿望。
5、結(jié)尾寫表示敬意的話，如“此致敬禮”等語。
6、寫上建議者的名稱和寫建議書的日期。
格式結(jié)構(gòu)
1、標題。
2、稱謂。
3、正文（開頭部分，主體部分，結(jié)尾部分）。
4、署名及時間。
指導方針
需求建議書必須說明項目目標（Project Objective）或目的，包括任何可能對承約商有用的合理信息或背景信息，以便承約商可以準備相應(yīng)的建議書。對外起草一份正式的需求建議書，有如下的指導方針：
1、必須提供工作陳述（Statement Of Work，SOW）。
2、必須包含客戶要求（Customer Requirements）定義好規(guī)格和屬性。
3、應(yīng)當說明客戶期望承約商或者項目團隊提供什么樣的交付物。
4、應(yīng)當列明任何應(yīng)由客戶提供的物品。
5、說明需要客戶審批的內(nèi)容。
6、可以表明顧客欲采用的合同類型。
7、可以表明顧客欲采用的付款方式。
8、表明項目完成所要求的進度計劃。
9、指導并說明承約商申請書的格式和內(nèi)容。
10、指出客戶希望潛在承約商提交申請書的最后期限。
11、可以包含評價標準。
必要性
RFP是客戶為確保供應(yīng)商理解項目的需求，并在此基礎(chǔ)上提供項目建議書而編制的需求規(guī)范。雖然它不能確?？蛻魮?jù)此就能獲得理想的解決方案，但卻可以幫助客戶發(fā)現(xiàn)那些盡可能接近自身需求的系統(tǒng)準備。其目的是從客戶自身的角度出發(fā)，通過全面、詳細地陳述，使開發(fā)商或項目團隊理解客戶所希望的是什么，以可行的價格滿足客戶的已識別的需求。
對于一些預(yù)算較少的客戶，開發(fā)商往往不愿意花精力準備正式的方案建議書，這種情況下，客戶的需求建議書就變得很重要。事實上，項目無論大小，都需要編寫需求建議書。
1、RFP需要描述用戶的目標與需求。編制需求建議書的過程也是客戶進一步明確自己的目標與需求的過程，并以此建立起客戶與供應(yīng)商進行深人溝通的橋梁。
2、需求建議書可節(jié)省選型的時間，并使得對各供應(yīng)商之間的比較變得更容易?？蛻籼峁┙o所有競標供應(yīng)商的信息都是一樣的，避免了跟各開發(fā)商的重復溝通，同時，有需求建議書作為基準，客戶可以約束各開發(fā)商以一致的格式提交方案建議書，以提高各供應(yīng)商之間的可比性。
3、需求建議書可以避免一些潛在的疏漏。在準備需求建議書時，客戶往往會因為太過關(guān)注具體細節(jié)而忽略了一些重要的因素。收到需求建議書后，有的供應(yīng)商可能會主動對這樣的疏漏提出質(zhì)疑以提醒客戶。還有些開發(fā)商為了使自己的方案建議書更具有吸引力，甚至會提出一些需求建議書沒有涉及的好想法來拓展客戶的思路。
一般原則
需求建議書應(yīng)該由用戶編寫，但各種客觀因素的限制，實際上很難做到。所以，很多時候都是由用戶與項目小組共同編寫。編寫優(yōu)秀的項目需求建議書沒有公式化的方法，需要大量的實踐經(jīng)驗。以下是編寫需求建議書需要把握的幾個原則：
1、需求應(yīng)該是正確的。每個需求必須精確描述要交付的功能。
2、需求應(yīng)該是可行的。項目的需求應(yīng)該在有限的資源（已知的能力、有限的系統(tǒng)及其環(huán)境）下是可實現(xiàn)的。
3、需求內(nèi)容應(yīng)該是必要的。需求建議書中的每個需求都應(yīng)該有相應(yīng)的出處。
4、需求內(nèi)容應(yīng)該有優(yōu)先權(quán)。優(yōu)先權(quán)是由客戶或其代理及項目小組共同商討后建立的。一般優(yōu)先權(quán)有以下三個級別：高優(yōu)先權(quán)；中優(yōu)先權(quán)；低優(yōu)先權(quán)。
5、需求內(nèi)容應(yīng)該是明確的。需求不該有歧義，要避免使用一些對于擬訂項目需求建議書的人很清楚，但對于其他人模糊不清的詞匯。
示例
例如，聯(lián)邦鐵路管理局（FRA）發(fā)布了關(guān)于融資，設(shè)計，建造，運營和維護高速鐵路（HSR）系統(tǒng)的建議書。有意者提交符合文件要求的提案。根據(jù)截止日期前收到的提案， 交通部（DOT）設(shè)立了委員會，以便進一步審查和制定提案。DOT選擇最符合其目標的建議并聘請公司開展工作。
